Las nuevas tecnologías y el desarrollo de aplicaciones de gestión, cada vez más fáciles de utilizar, están revolucionando los sistemas de trabajo de los administradores de fincas. Las múltiples opciones del cloud computing, sumado a los acuerdos que el Consejo General del Colegio Oficial de Administradores de Fincas de España (COCAFE) está firmando con empresas tecnológicas, suponen un gran avance en este aspecto.Hoy en día, ya no hace falta tener un tablón de anuncios en el portal de una finca. Hay aplicaciones con las que, administradores y propietarios, pueden enviar o consultar comunicaciones por correo electrónico, recibos, cobros o presupuestos, desde cualquier ordenador o desde un dispositivo móvil.
Herramientas de gestión
El cloud computing agiliza la gestión interna del administrador de fincas. Permite almacenar y compartir datos de contabilidad, facturación, CMR, etc. Con lo que se consigue movilizar las labores administrativas del día a día. No solo facilitan el trabajo y la comunicación en general, sino que también suponen un ahorro de tiempo, recursos y una mejora de la eficiencia.
Portal Fincas
Portal Fincas es un Software SaaS (funciona como un servicio online), específico para la administración de fincas. Desde Portal Fincas se pueden gestionar administración y contabilidad de cualquier propiedad horizontal o comunidad de propietarios.
No necesita instalación y se puede utilizar desde cualquier terminal conectado a Internet y desde dispositivos móviles. Ha sido diseñado en colaboración con el CGCAFE para que sea intuitivo y fácil de usar.
Portal Fincas permite independizar la gestión y el mantenimiento de varias comunidades de propietarios, al permitir la visualización de todos los datos de sus propiedades, propietarios, presupuestos, cuotas y gastos. Por ejemplo, admite llevar un registro de incidencias y de las acciones para subsanarlas, publicar un calendario de eventos para las juntas y realizar las comunicaciones a los usuarios.
Dispone de un módulo de contabilidad que permite las mismas acciones que el programa contable más completo, incluyendo la generación del modelo CBS19 que automatiza las actuaciones bancarias.
FincasPro
Es un ejemplo de lo que una herramienta de gestión puede hacer por un administrador de fincas. Se trata de una aplicación en la nube (no requiere instalación), por lo que se puede acceder desde cualquier ordenador con conexión a Internet.
FincasPro permite crear una oficina virtual desde la que llevar la contabilidad de una comunidad de propietarios. Recibos, facturas, IVA o IRPF, pueden ser gestionados desde la aplicación, facilitando tanto comunicaciones como los trámites.
FincasPro permite administrar el nivel de acceso de cada usuario, de forma que profesionales y propietarios pueden tener zonas comunes y áreas restringidas. Además, la oficina virtual de FincasPro permite que los propietarios puedan realizar muchas de las gestiones por ellos mismos y consultar dudas sin necesidad de concertar una cita en el despacho del administrador.
Herramientas de comunicación
Sin estar tan enfocadas a la administración profesional, cada vez hay más aplicaciones que facilitan las tareas de gestión y comunicación entre los propietarios. Hay que tener en cuenta que en la mayoría de las comunidades, el presidente es uno de los vecinos, no un profesional administrativo y habitualmente, el cambio de presidente implica incidencias en la gestión. Para solucionar este tipo de problemas, hay algunas aplicaciones que resultan muy útiles y facilitan, tanto la gestión del presidente de una comunidad como la del administrador y el resto de los propietarios.
TuComunidad
TuComunidad es el resultado de la colaboración entre IESA, empresa líder en soluciones informáticas y el CGCAFE, Colegio Oficial de Administradores de Fincas. Se trata de un portal que ofrece un completo servicio online a administradores, propietarios e inquilinos. Al ser online, se puede utilizar desde cualquier lugar y también desde dispositivos móviles.
TuComunidad tiene en cuenta las tareas administrativas y de gestión de los administradores de fincas y agiliza la comunicación entre estos y los presidentes de las comunidades. También está pensado para las obligaciones de los presidentes y de las posibles necesidades de una comunidad, como es la gestión de incidencias. TuComunidad tiene la peculiaridad de que también incluye a los proveedores, permitiendo asignar incidentes a una lista de profesionales. Permitirá hacer un seguimiento completo de la incidencia y gestionar su resolución y factura.
Por último, TuComunidad es una herramienta para los integrantes de una comunidad de vecinos, ya que facilita información sobre recibos o incidencias, gestiones (como domiciliaciones) o reservas de áreas comunes.
Fynkus
Es una de las aplicaciones más recientes, creada por dos hermanos, Víctor y Jorge Arenas que llevan más de una década trabajando como administradores de fincas.
Fynkus es una aplicación informática y móvil pensada para facilitar el trabajo del presidente de una comunidad de vecinos, para facilitar la gestión y administración de su comunidad. También es un instrumento de comunicación para los propietarios, que pueden consultar cualquier duda o información de su comunidad instantáneamente: saldos, recibos, ingresos, actas, etc.
Hay muchas más aplicaciones: Tu Propia App, App Comunicarte, App Fincas.pro, Fincapp, Adfinc, etc. Hemos escogido las que nos parecen más fiables según la fiscalidad vigente.